Rechnungen schreiben, Gehaltsabrechnungen vornehmen und weitere finanzielle Transaktionen überblicken – die Buchhaltung gehört ohne Frage zu den Fundamenten eines funktionierenden Unternehmens. Im Zeitalter der Digitalisierung ist es daher kein Wunder, dass der Prozess immer weiter optimiert werden soll. Dafür eignen sich spezielle Buchhaltungs-Apps, mit denen alle wichtigen Daten flexibel auf einen Blick einsehbar sind. Welche weiteren Vorteile solche Apps mit sich bringen, wollen wir uns im folgenden Artikel einmal genauer ansehen.
Zeit sparen und Effizienz verbessern
Ein wesentlicher Vorteil einer Buchhaltungs-App liegt in der hohen Zeitersparnis. Während Belege früher manuell in ein eigens angelegtes System eingetragen werden mussten, kann eine moderne App relevante Daten einscannen. Dafür braucht es lediglich ein Konto beim entsprechenden Dienstleister, wo sich alle Dokumente dauerhaft speichern lassen. Mit der Buchhaltungs-App von lexoffice ist es zudem möglich, Rechnungen innerhalb weniger Sekunden zu verschicken. Dies erspart Umwege, sodass die App eine erhebliche Steigerung in Sachen Effizienz bedeutet.
Größere Mobilität und Kompaktheit
Vor dem Aufkommen der Apps gestalteten sich die einzelnen Bereiche der Buchhaltung als sehr unübersichtlich. Im schlimmsten Fall gingen dabei sogar sensible Daten verloren, was sich negativ auf die Bilanzen auswirkte. Eine App hingegen speichert alle Daten zuverlässig und sorgt für eine bessere Übersichtlichkeit. Noch dazu gehören große Papierstapel der Vergangenheit an, wodurch die zuständigen Mitarbeiter jederzeit Einsicht erhalten können. Diese schätzen die gesteigerte Mobilität, da ein Aufenthalt im Büro nicht zwingend erforderlich ist und bestimmte Arbeitsschritte ortsunabhängig durchführbar sind. Die bessere Umweltbilanz durch Einsparungen beim Papier sind ebenfalls ein netter Zusatz.
Muster bringen Routine
Buchhaltungs-Apps verfügen über vorgefertigte Muster, die eine einfache Erstellung von Dokumenten ermöglichen. Dadurch ergibt sich eine größere Routine, was wiederum Zeit und Nerven spart. Darüber hinaus helfen sie dabei, Analysen der Finanzen vorzunehmen. Schließlich sind sie in kürzester Zeit abrufbar und müssen nicht erst aufwendig zusammengetragen werden. Wurde die App stets gewissenhaft gepflegt, ergibt sich somit ein vollständiges Bild der Buchhaltung.
Buchhaltung erledigt sich im Vorbeigehen
Im Laufe eines Jahres kommen für ein Unternehmen derart viele Dokumente für die Buchhaltung zusammen, dass extra Ressourcen dafür geschaffen werden müssen. So war es lange Zeit üblich, dass am Ende des Jahres ganze Arbeitstage für das Sammeln der Belege aufgewendet wurden. Buchhaltungs-Apps machen dieses umständliche Vorgehen überflüssig, indem sie praktisch alles im Vorbeigehen erledigen. Dafür müssen die Belege lediglich direkt eingespeichert werden. Daraus ergibt sich ein klarer Zugewinn bei der Produktivität, die sich für wichtigere Prozesse nutzen lässt.
Mühe lohnt sich meistens
Bei allen Vorteilen gibt es auch einige Punkte, die für Skepsis sorgen. An erster Stelle wird hierbei häufig die Einarbeitungszeit genannt, bevor die Funktionen der App vollumfänglich verstanden sind. Allerdings können die besten Apps mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche aufwarten, wodurch sich die Bedienung als intuitiv gestaltet.
Der zweite Kritikpunkt richtet sich an die Kosten, welche die Anbieter für die Dienstleistung aufrufen. Dabei gilt es zu berücksichtigen, dass die Preise dennoch deutlich geringer ausfallen als bei einer intern organisierten Buchhaltung. Schließlich gibt es dort häufig Probleme mit der Vollständigkeit, die für ein funktionierendes Unternehmen elementar ist. Somit verwundert der Siegeszug von Buchhaltungs-Apps kaum und wird sich in Zukunft noch verstärken.
