Die Zahlen sprechen für sich: 25 Millionen Meetings werden allein in amerikanischen Unternehmen tagtäglich abgehalten. Der Sitzungsmarathon verursacht der US-Wirtschaft 37 Milliarden Dollar an internen und externen Kosten pro Jahr. Und wofür das Ganze? 67 Prozent aller Meetings laufen ins Leere: Laut einer gemeinsamen Studie des Content-Marketing-Services Visual.ly mit Fuze verschwenden Firmen durch zeitfressende Konferenzen wertvolle personelle und damit auch finanzielle Ressourcen. Auch in deutschen Unternehmen steht das Thema auf der Agenda: Hier ist ein Umdenken auf der Führungsebene dringend erforderlich. Die Nutzung digitaler Kommunikations-Tools wie Messenger wird zukünftig Präsenztermine mehr und mehr ergänzen.

Messenger statt E-Mail

Auch die heute alltägliche E-Mail-Flut wird in Unternehmen bald schon der Vergangenheit angehören. Messenger mit Funktionen für das einfache Teilen von Sprach- und Videonachrichten bis hin zu Bildern, Standorten und Präsentationen sind auch hier auf dem Vormarsch. Die Features dieser digitalen Dienste verbessern und beschleunigen die berufliche Zusammenarbeit. Teams können so in weniger Zeit mehr schaffen.

Besonders das Einholen von Freigaben oder die Absprache mit Mitarbeitern und Chefs per E-Mail kosten derzeit unendlich viel Zeit im täglichen Business. Echtzeitkommunikation ist hier die schnellere Lösung: Im Messenger angelegte Kanäle unterstützen die gezielte Information bestimmter Mitarbeitergruppen. Zentrale und unternehmensübergreifende Neuigkeiten, wie zum Beispiel Vertriebsinformationen, lassen sich so in Sekunden versenden.

Verteiler ermöglichen nebenbei eine zügige und diskrete Kommunikation mit mehreren Empfängern – ohne, dass diese erkennen können, wer die Nachricht sonst noch erhalten hat. Messenger lassen zukünftig lange E-Mail-Ketten samt Wartezeiten aus den Büros verschwinden.

Effizienter Datenaustausch im Team

Anforderung von Entscheidern ist: Der Messenger soll vor allem einen effizienten Workflow ermöglichen. Die Deutsche Post hat mit SIMSme Business eine Austauschmöglichkeit entwickelt, die Erwartungen der Unternehmen bedient und in puncto Benutzerfreundlichkeit mit der bekannten Alternative WhatsApp mindestens gleichzieht.

Unterstützt werden eine Vielzahl an Dateitypen, darunter Office-Dokumente wie DOC, XLS, PPT sowie PDF. Gängige Clouds wie die E-Post Cloud, DocWallet und Dropbox Business im- und exportieren Dateien. Die Übermittlung von Text-, Audio- und Videonachrichten, Bildern, Filmen, Standorten oder Kontaktdaten in Echtzeit wird zum Kinderspiel für das Team.

So können zum Beispiel Präsentationen, aktuelle Image-Clips oder Sprachkommentare zu Verträgen problemlos an Kollegen versendet werden. Selbstverständlich ist auch der Transfer großer Dateien mit bis zu 20 MB pro Nachricht möglich.

Intuitives Nutzermanagement

Administratoren können beispielsweise Gruppen einrichten und grundsätzlich festlegen, ob User Dateien versenden dürfen. Mit dieser Steuerung läuft die Nutzer- und Lizenzverwaltung sowie die Verteilung und Steuerung der App im Unternehmen bequem und reibungslos. Der Administrator hat außerdem die Möglichkeit, über das Reporting-Dashboard die Aktivitäten der Nutzer anhand ihrer anonymisierten Daten nachzuvollziehen.

Usability gepaart mit Sicherheit

Doch auch die IT- und Sicherheitsexperten im Unternehmen müssen dank SIMSme Business keine schlaflosen Nächte befürchten. Konform der 2018 in Kraft tretenden europäischen Datenschutzgrundverordnung EU-DSGVO, erlaubt es SIMSme Business, die Effizienzvorteile zu nutzen und trotz allem den Sicherheitsanforderungen zu entsprechen. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Selbstzerstörungsmechanismen und in Deutschland stehende Server sorgen dafür, dass Firmen im Aufpeppen ihrer internen Unternehmenskommunikation also nicht mehr zwischen Usability und Sicherheitsansprüchen abwägen müssen.